急な欠員にも即対応、採用コストをかけずに業務負担を軽減

#デイサービス

ピュア健康俱楽部様

サービス：デイサービス
利用者数：約30名

導入前の課題

事務員が急遽産休に入ってしまった
管理者が多忙で事務作業に苦手意識があった

導入後の効果

書類をスキャンして送るだけ、請求業務の負担が軽減
事務スタッフを雇うよりもコストを大幅に削減

急な人員不足を「ケアチーム」で解決！請求業務の負担を大幅に軽減

ケアチーム導入の背景を教えてください。

事務員が予定よりも早く産休に入ることになり、請求業務を担当できる人がいなくなってしまったことが「ケアチーム」導入のきっかけです。当初は、事務員が産休に入る前に請求業務を引き継いでもらおうと考えていましたが、予定が2か月も早まってしまったため準備が間に合わず、急遽外部委託せざるを得ない状況となりました。

私自身、介護保険に関する請求業務には苦手意識があり、対応できないと分かっていました。また、管理業務がある中で毎日の送迎や指導もしており、あれもこれも1人でこなすのは到底無理だと判断しました。業務負担がこれ以上増えないよう、「ケアチーム」の導入を決断しました。

決め手は「人」　第一印象で感じた安心感

導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

決め手は、第一印象と最初の対応でした。サービスを検討する際には、ケアチーム以外の複数社を比較しましたが初めてケアチームに電話をしたときの対応がとても丁寧で、「この方にならお願いできる」と直感的に感じました。

委託にあたって、こちらが行う作業は主に書類のやり取りです。提供票などの書類は複合機にセットして送信するだけなので、慣れれば5分ほどで完了します。最初の1～2か月でペースをつかめば、3か月目にはルーティン化できて、気持ちの面でもかなり楽になりました。この程度の手間で請求業務をお任せできるのは、本当にありがたいと感じています。

魅力は導入ハードルの低さ　書類をスキャンして送るだけ

請求業務の効率化以外にメリットはありましたか。

ケアチームのサービスを検討されている事業所様にぜひお伝えしたいのは、「導入のハードルがとても低い」という点です。請求業務を外部に委託するのは難しいと感じる方も多いかもしれませんが、実際には工程表に沿って書類をスキャンして送るだけ。この手軽さが大きな魅力です。

デイサービスは人件費の比率が高いため、事務スタッフを1名雇うよりも遥かにコストを抑えられるのも大きな利点です。また、請求業務以外の部分でもサポートをしていただけるので、大変助かっています。例えば、燃料費高騰に伴う補助金制度について、行政からの通知よりも早く情報提供をしていただくことがありました。事務に多くの時間を割けない私にとって、正確かつタイムリーな情報をいただけるのは本当に助かります。

親身な対応と安心感　今では「なくてはならない存在」

今後の予定やご要望についてもお聞かせください。

導入後も、担当者の方が丁寧に対応してくださり、「ここまで親身になってもらえるのか」と感じる場面も多く、今ではケアチームなしでは考えられないほど信頼を寄せています。

もともとは、事務員の産休期間中だけお願いする予定でしたが、今後も継続的にお付き合いしたいと思っています。今後もこうしたサービスが広がり、同じように悩みを抱えている事業所が少しでも楽になればと願っています。人材確保や請求業務に不安を感じている事業所の方は、ぜひ一度「ケアチーム」の導入を検討していただきたいです。