手探りだった請求業務をダブルチェックで強化、返戻を大幅削減

アスカ訪問看護ステーション様

• サービス：訪問看護

• 利用者数：約70名

導入前の課題

• 請求業務が複雑で負担に感じていた

• レセプトや返戻など、専門知識が必要で対応が難しかった

• オンライン請求など制度改正への不安があった

導入後の効果

• ダブルチェック体制が構築でき、返戻が大幅に減少

• 請求業務の流れや注意点を理解できるようになった

• 制度改定時の混乱を回避し、安定運用が可能に

おすすめのポイント

• 実務支援だけでなく、丁寧な指導・伴走型サポート

• 職員を採用するよりもコストを抑えた価格設定

• レスポンスが早く、対応が的確で信頼できる

アスカ訪問看護ステーションさん

アスカ訪問看護ステーションの管理者を務める宮田様にお話を伺いました。請求業務の複雑さに苦労していた時に、ケアチームのサービスを見つけ利用することを決意。サービス導入後は、返戻が大幅に減り、返戻が発生しても迅速に対応できる体制が整いました。インタビューでは、ケアチーム導入の背景や決め手、導入後による成果などを具体的に語っていただきました。

複雑な医療保険請求に苦労　プロの力で安心の体制づくりへ

ケアチーム導入の背景を教えてください。

医療保険の請求業務は制度が非常に複雑で、私たちにとって大きな負担になっていました。特にレセプトや返戻対応には専門的な知識が求められ、現場の業務と並行して行うのは現実的ではありませんでした。

そのような中で、請求の進め方を一から丁寧に教えてくれるケアチームの存在を知り、「これならお願いできる」と思い、導入を決めました。現在は、実際のレセプト確認を含め、請求業務をサポートしてもらっています。

当初は「1年程度で自走できる体制を整える」ことを目標にしていましたが、2024年6月から医療保険のオンライン請求への移行が始まりました。これまで紙で対応していたものが伝送に切り替わることで、現場が混乱することも想定されたため、引き続きご支援いただくことにしました。

このような大きな制度改定にも、制度や算定に精通したプロフェッショナルにサポートいただけるのは大変心強いです。

決め手はレスポンスの早さと的確な対応

導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

導入を決めたのは、最初にご相談した際の印象がとても良かったからです。複数の会社と比較していた中で、ケアチームはとにかくレスポンスが早く、問い合わせにも的確に答えてくれました。正直、サービス価格が高いのか安いのか、当初はよく分かりませんでしたが、1人職員を採用するコストと比べれば非常に安価だと感じました。

外部委託にはコストの検討も大切ですが、請求業務が正確でなければ返戻が溜まり、事業そのものの継続にも関わってきます。ケアチームを導入後は、一緒に作業させていただく中でその確実さに触れ、「これなら安心して任せられる」と実感しました。導入は請求体制の確実性が高まり、安心して事業運営に専念できるようになったことは、導入の大きな成果です。

返戻の嵐を防ぎ、現場の負担も軽減

請求業務の効率化以外にメリットはありましたか。

正直、ケアチームのサポートがなければ、今ごろは返戻の嵐だったろうな思います。事業所には請求業務ができる職員が1名いますが、他業務との兼務で請求作業に専念できる状況ではありませんでした。

ケアチーム導入したことで、ダブルチェック体制が構築でき、返戻が大幅に減少しました。仮にあっても翌月に速やかに対応できる仕組みが整い、事務員を新たに採用するよりも柔軟かつ希望通りの体制が手軽に整えられたと感じています。

特に助かっているのは、伴走型で支援してくれる点です。以前は返戻かどうかも判別できないような状態でしたが、今ではどこが間違っていたのか、自分たちで理解できるレベルにまで引き上げていただいています。

当事業所では、現場職員が請求業務も兼ねているため、日常業務に加えて請求の勉強時間を確保するのは非常に困難です。もちろん医療事務員を採用する方法もありますが、私たちのような小規模事業所にとって、ケアチームの価格帯で専門支援が受けられるのは非常に効率的だと考えています。

ケアチームのサービスがあったからこそ今がある

今後の展開についてもお聞かせください。

導入当初から、こちらの状況に合わせて柔軟に対応していただき、スムーズにスタートできました。請求業務について十分に理解していない私たちが、時に辛辣な質問をしてしまった場面もありましたが、それでも常に丁寧で、寄り添うようにサポートしてくださいました。

ケアチームの存在があったからこそ、今の体制を築くことができたと実感しています。
だからこそ、今後についても「さらに何かをしてほしい」というよりは、このまま変わらず寄り添っていただければ、それだけで十分ありがたいと感じています。。