市町村対応もお任せ、現場改善に本気で向き合えるように

#障がいグループホーム

スターホーム様

サービス：障害者グループホーム
利用者数：9事業所（23ホーム約150名）

導入前の課題

請求業務を担当していた職員の退職
市町村ごとの対応やイレギュラー業務が多く、負担が大きかった
書類作成のルールがなく、業務が属人化していた

導入後の効果

業務分担が進み、本部内の業務負担が大幅軽減
市町村対応のストレスが大幅に減少
コア業務にに注力できるようになった

本部体制の整備に向けて、請求業務を切り離すという選択

「ケアチーム」導入の背景を教えてください。

私たちは障害者グループホームの運営にあたり、本部5人体制で対応しています。もともと請求業務は、私ともう1人の職員で担当していましたが、その職員が退職することになり、これまで2名体制で担っていた業務を5人で分担する体制に切り替える必要がありました。

障害者グループホームの請求業務は非常に複雑で、市町村ごとに問い合わせ先が異なるほか、イレギュラーな対応も多く発生します。そのため、新たに職員を採用して業務を一から教えるには、多大な労力と時間を要します。こうした事情から、「それなら専門の方にお願いした方が効率的だ」と考え、職員の退職をきっかけにケアチームへの委託を決めました。

決め手は、市町村とのやり取りにも対応してくれる！

導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

ケアチームを選んだ最大の決め手は、市町村への問い合わせにも対応していただける点でした。市町村は担当者の異動が多く、同じ内容を繰り返し聞かれたり、毎回初めから説明し直さなければならないことが多く、私にとって大きなストレスになっていました。同業他社では、返戻に関する問い合わせに限定されるなど、対応範囲に制限がある場合が多いようです。その点、ケアチームは幅広く対応してくださるため、大変助かっています。

また、外部に業務を切り出す際は、その準備に時間がかかるというイメージがありましたが、実際には非常にスムーズでした。ケアチームさんから共有フォルダでのやり取りを提案していただいたことで簡単に導入が進み、苦労したという感覚はまったくありませんでした。

空いた時間でコア業務に注力！現場の整備が大きく前進

請求業務の効率化以外にメリットはありましたか。

請求業務を外部に委託したことで、本部内の業務負担は大幅に軽減されました。私自身も少し余裕が生まれ、以前から取り組んできた「現場の仕組みを整えること」に、より注力できるようになりました。現場の仕組みをチェックする時間が確保できるようになり、今はとても改善されたと感じています。

請求業務においても、ケアチームさんによって書類の書き方が整理され、ルールが統一されたことでミスが減るなど、確かな効果が出ています。請求業務の中でも、国保連への請求は比較的外部に切り出しやすい一方で、入居者様への家賃請求や利用料の案内など、現場（グループホームの職員）とのやり取りを伴う部分は外部委託には向いていません。そのため、今回のように国保連請求の部分だけを切り離すという判断は非常に効率的でした。

請求業務だけじゃない！より緊密な連携を期待

今後の展開やご要望についてもお聞かせください。

今後は、請求業務だけでなく、指定申請や体制届などの申請業務にも対応していただけると非常にありがたいです。ケアチームなら制度に詳しく、当ホームの体制も把握していただいているため、「〇〇の加算を取りたいので、申請をお願いします」といった依頼を簡単にできるようになれば、さらに業務がスムーズになるのではと期待しています。

ケアチームが受託している作業内容