返戻・請求漏れを防止、社内ナレッジや人材育成にも有効

#訪問看護

ケアサポートMANA様

サービス：訪問看護
利用者数：東京、福岡の2事業所（約120名）

導入前の課題

返戻が多く、返戻処理を溜めこんでいた
加算の算定解釈に迷うものは、加算はとらずに請求していた
実績の印刷、仕分け、FAX送信等を数人がかりで行っていた

導入後の効果

返戻が格段に減り、加算の取り漏れが解消
拠点拡大など、経営に注力できるようになった
ナレッジ共有、管理職育成にも役立てられる

返戻が多く処理が追いつかない、溜めたままの返戻が半年で50万円までに

ケアチーム導入の背景を教えてください。

当時、訪問看護ステーションのご利用者様が右肩上がりで増えていっている中、新たに福岡拠点を立ち上げる計画がありました。その開設準備をしながら現場（訪問）も周り、請求業務も全て1人で行うことに時間的に厳しさも出てきたことで、ケアチーム導入のきっかけとなりました。

東京での事業を始めて間もない頃は特に返戻が多く、返戻処理が追えなくなっていました。そのため、自社での返金処理は行わずに溜めておき、半年で50万円程度になる返戻の処理を定期的に医療事務の代行業者に依頼していました。そこで、こちらの業者に毎月発生する請求業務の代行をご相談したところ、「訪問看護の請求業務には対応していない」との回答があり、訪問看護のレセプトにも対応できる「ケアチーム」を見つけ、導入を決めました。

これまで解釈に迷っていたことも理解が進み、返戻や加算の請求漏れが解消

サービス導入により、どのようなことが改善されましたか。

加算の部分に関しては、看護師の管理者である私（尾形氏）が担当してきました。これまでにないケースなど、加算の判断に迷うことが時折あり、このような時は安全策をとって算定しないことがありました。ケアチーム導入後は、加算が可能かどうかを細かく見ていただけるようになり、加算の取り漏れが改善されたと感じています。

また、ケアチームさんの対応スピードの早さも助かっています。請求に必要な実績の送付も、土日祝日問わず対応していただけます。加算可否について、本を見るとどちらにも解釈できるように書かれていることがあり、ケアチームさんに質問を投げかけるとすぐに協会等からの返答をシェアいただけたことがありました。このようなやり取りを通じて、私自身も勉強になり、納得して算定ができるようになりました。

レセプトに費やしていた10日間が確認作業の1日で終わるように、気持ちも楽になった

請求業務の効率化以外にメリットはありましたか。

福岡の事業所を立ち上げる時期は、土地の購入などゼロからの設計に関わっていたため頻繁に東京と福岡を行き来していて、とくに大変な時期でした。特にレセプト請求期間の月初から10日間程は、深夜にまで作業が及ぶことが多く、提出が終わるまではずっとピリピリしていました。今では主に確認するだけの業務を1日以内で終えることができ、随分と気持ちが楽になりました。

AIも発達してきていますので、自分たちで気づいたことを調べることは簡単にできるようになりました。しかし、気づけていないことはどうすることもできないため、ケアチームさんに教えてもらえることは大変ありがたいと感じでいます。このことは、ケアチームを利用する大きなメリットでもあると感じています。

請求業務に関わるナレッジ共有や管理者育成にも役立てられる

今後の展開についてもお聞かせください。

これまで請求事務や管理業務は、主に私（有田氏）と尾形の2人で行ってきました。訪問看護サービスのご利用者様は増え続けており、今後はリハビリステーションの主任やこれから参画する管理候補者にも請求事務に関わってもらいたいと考えています。

業界未経験の方やこれまで現場にいた方にとっては、請求業務は耳慣れない言葉も多く難しく感じると思います。まずは、ケアチームとのやりとりで使用しているグループツールに加わるだけでも、より当事者意識が持てるのではと期待しています。介護請求の流れを見たり言葉に日々触れたりするだけでも、少しずつ理解が深まっていけば良いと考えています。

私は訪問看護ステーションの運営以外にも、今後は新規事業にも力を入れていきたいと考えています。これまで多くの時間を費やしていた間接業務が無くなり、ようやく経営者として本来の業務に集中できるようになったと思っています。

ケアチームが受託している作業内容