仕組み化を促進し、成長スピードに合わせた攻めの経営が可能に

#訪問看護

定着採用様

サービス：訪問看護
利用者数：約210名

導入前の課題

利用していた代行サービスが高額だった
属人性が高い業務内容
仕組み化ができていなかった

導入後の効果

コストを半分に削減でき、サービスの質が向上
少ない事務員でも利用者の急増にも対応できた
事業拡大にむけた体制が整った

内製化によるコスト削減
日々のチェック業務はプロの目で

ケアチーム導入の背景を教えてください。

外部に依頼していた請求業務を内製化しようと検討し始めたのが、ケアチーム導入のきっかけでした。2023年に訪問看護ステーションを開設した当時は事務員が1名いましたが、すぐに利用者数の増加スピードに対応が追いつかなくなりました。専門性が高い仕事のため、新たに人を採用して育成していくのは時間がかかると判断し、その後は請求業務の代行サービスを利用していました。

昨年、レセプトの経験が豊富な事務員が入社し、請求業務を担当してもらうことになりました。しかし、1人で請求締めを行うことになるため、日々のチェック業務だけは引き続き、業者に依頼しようと考えました。代行サービスにかかっていたコストは、社員を1人雇うのと同じぐらいでしたので、一部を内製化すればコストを半分にできるだろうと期待していました。ところが、業者から「チェックだけでは受けられない」との回答があり、他の業者を探すことにしました。

診療報酬と介護報酬の同時改定も
担当者の不安を軽減

サービス導入により、どのようなことが改善されましたか。

他社に見積もりを取りましたが、月末と月中の決められた範囲でしか対応してもらえないということで、あまり融通が利かないといった印象を受けました。そこで訪問看護のレセプトに対応している「ケアチーム」に相談したところ、コストも含めて弊社のニーズにしっかりフィットすることが分かり、安心して導入を決めることができました。

ケアチームさんとお付き合いが始まった昨年6月、ちょうど介護報酬改定と診療報酬の同時改定がありました。改定後の混乱の中で、事務員が1人で200名近くの請求処理を行うのは非常に不安だったと思います。そのような時も、プロの目から間違いや漏れがないかきめ細かくチェックしてもらえたことは、担当者にとっても大きな安心感にもつながったと思います。担当者からも、ケアチームさんには厚い信頼を寄せていると聞いています。

仕組み化を図り、属人性を排除
退職リスクを極力なくす

請求業務の効率化以外にメリットはありましたか。

これから医療事務の経験がある事務員が入社する予定もあり、今いる事務員とで両者が医療と介護のどちらにも対応できるようにしていきたいと考えています。ケアチームを導入したことで事務員の時間に余裕ができ、他の人でも請求業務ができるようにチェックリストを作成するなど、仕組み化に時間を割けるようになりました。この取り組みは、企業にとってリスクとなる属人性の排除にもつながっています。

私たちは採用のプロですが、この採用難の時代において、人を雇わなくても従業員に寄り添ってもらう形で日常的にサポートしてもらえるのは、多くの事業者にとって魅力だと思います。先日もこれまで気づいていなかった加算の取り漏れを指摘してもらいました。ケアチームを利用することでこちらも新たな学びを得ることができ、コスト以上の価値があると実感しています。

成長スピードに対応できる
事業拡大にむけて「守り」の役割を担ってくれる

今後の展開についてもお聞かせください。

数年ごとに改定される訪問看護に関する制度や加算方法について、また、これまで経験のない行政とのやり取りに関することもアドバイスしてもらえるので、弊社にとってケアチームの存在は非常に大きいと感じています。施設経営者向けにセミナーを実施しているコンサルの方が弊社の窓口を対応してくれるので、とても心強いです。

訪問看護ステーションの運営に関しては、小規模で利用者様も緩やかに伸びていく事業所様が多い中、弊社の成長スピードは著しいものがあります。私たちは、訪問看護事業を大規模化していくことで経営の安定化を図ろうと考えています。それを早い段階で実現するためには、「攻め」の姿勢と同時に「守り」も必要になります。その「守り」の役割を担ってくれているのが、ケアチームさんだと思っています。

ケアチームが受託している作業内容