医療事務員の急な休養も、わずか1週間で驚くほどスムーズにチーム体制を構築

#訪問看護

狛江市医師会様

サービス：訪問看護
利用者数：約100名

導入前の課題

・医療事務員の急な休養で、業務停滞の危機に

・他のスタッフは医療保険請求の経験がほとんどない状態

・引き継ぎ資料も一切なく、対応が困難だった

導入後の効果

・約1週間でスピード導入、月末の請求に間に合わせられた

・一部業務を外注し、非常勤スタッフとの連携体制を構築

・未経験スタッフでもレセプト処理を問題なく行えるようになった

復職を前提に、必要最小限の委託で業務継続を実現

質問1：「ケアチーム」導入の背景を教えてください。

主に医療保険（レセプト）を担当していた常勤の事務員が体調を崩し、急遽休養に入ることになったのが導入のきっかけでした。前任者の休養が決まったのは月の半ば。他に非常勤事務員が2名いますが、いずれも介護保険が主担当でレセプトの知識や経験はほとんどなく、「月末の請求をどうすれば……」と現場には危機感が高まっていました。

そこで、早期導入が可能な代行業者の選定が急務となりました。ただし、休養中の事務員には復職の見込みがあったため、すべての業務を外注する必要はないと判断。レセプト業務の中核部分のみをサポートしてもらえれば、非常勤スタッフ2名でも対応可能と考えたのです。

導入の決め手は「チェックのみの対応」と「訪問看護の専門性」

質問2：導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

インターネットで代行業者を懸命に探していた中で見つけたのが「ケアチーム」でした。
導入まで約1週間でチーム体制によるチェックのみの対応が可能であること、そして訪問看護のレセプトに精通している点が、導入の決め手となりました。導入には、母体の医師会への説明と承認が必要でしたが、「すべての条件を満たしている」と説明し、無事に導入へと至りました。

当初は何から手をつけたら良いのか分からない状態でしたが、「ケアチーム」担当者の丁寧な説明と指導により、無理だと思われていた当月末の請求処理も驚くほどスムーズに完了しました。非常勤スタッフの頑張りはもちろんですが、「ケアチーム」の支援があったからこそ、この緊急事態を滞りなく乗り越えられたと感じています。本当に感謝しかありません。

情報が整理され、「見える化」で業務全体が把握できるように

質問3：請求業務の効率化以外のメリットはありましたか。

「ケアチーム」に入っていただいたことで、これまで分散していたさまざまな情報が整理されました。「ケアチーム」が作成してくれたワークシートに情報が集約されたことで、業務全体の流れや必要な対応が一目で把握できるようになりました。引き継ぎ資料が一切なかった状況でも、このワークシートを見れば「何が必要で、どう進めればいいのか」がすぐに理解できました。

これまで、前任者とは必要な情報を都度紙に印刷して確認していました。ワークシートによって、点在していた情報が線でつながったような感覚がありました。実際にスタッフ間でも、「まさにこれが欲しかったよね」と話していたほどで、情報や業務を整理・可視化することの重要性を改めて実感しました。