人材コストを最適化！レセプト代行の活用で、組織運営を効率化

#訪問看護

株式会社トータルライフケア様

サービス：訪問看護
利用者数：約220名（2事業所）

導入前の課題

・事務員で急な退職があり、人員体制が手薄になった

・新規事業所立ち上げが重なり、社内でのサポートも限界に

・採用できても、業務習得までに最低3か月の研修が必要

導入後の効果

・1名採用する場合と比べて人件費を削減

・採用・研修の手間なく、すぐに業務支援をスタート

・利用者数や人員変動に応じて、事業所を横断するサポートが可能

「採用」以外の選択肢、即戦力としてのレセプト代行

質問1：「ケアチーム」導入の背景を教えてください。

これまで安定的に長く働いてくれるスタッフに恵まれていましたが、ある時期に急な退職者が生じ、新規事業所の開設も重なったことが「ケアチーム」導入のきっかけとなりました。

当社では、原則として各事業所に1名の事務職員を配置し、レセプト業務を担当しています。これまで欠員が発生した際は、私が一時的に事業所へ出向いて対応していましたが、当時は越谷市での新規事業所の立ち上げも進んでおり、移動に時間を要するなど、社内でのサポート体制に限界を感じていました。

また、採用活動を進めていたものの適任者がなかなか見つからず、補充が追いつかない状況が続いていました。仮に採用できたとしても、業務を習得して独り立ちするまでに時間がかかります。そのため、即戦力としてすぐに対応できる代行サービスの導入が最も現実的だと判断しました。

独自の売上管理にも柔軟に対応、人材コストを削減

質問2：導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

「ケアチーム」を選定した一番のポイントは、当社独自の売上管理にも柔軟に対応してもらえる点でした。当社は訪問看護事業を中心に複数の医療・介護サービスを展開しており、提供サービスに応じた計上や保険種別を細かく分類しています。さらに、会社の売上を正確に把握するため、厳密な管理を行っています。

当社が採用する事務員には、この独自の仕組みを一から習得してもらう必要があります。介護保険と医療保険の制度を理解するだけでなく、介護ソフトの操作にも慣れてもらわなければなりません。その点「ケアチーム」は、介護ソフトにも精通し、他の事業所でも柔軟に対応してきた実績もあったことから、安心して任せられると判断しました。

人材配置を効率化し、採用コストを削減できた

質問3：請求業務の効率化以外のメリットはありましたか。

現在、10事業所のうち都内2つの事業所で欠員補充のために「ケアチーム」を導入しています。レセプト代行を初めて活用してみて感じたのは、人材配置の効率化が図れた点です。

従来は、利用者数が70〜80名を超えてくると専任の事務員を配属していましたが、事業所によっては月末の請求期間以外は人員が過剰気味になることがありました。

今回、代行サービスを活用したことで、専任の事務員を置かなくても請求業務を回せることが分かりました。

「ケアチーム」とのやり取りは、他の事業所の事務員が兼務することが可能なため、新たに1名を採用する場合と比べて、コストの削減にもつながっています。

また、事業継続性という面でも、大きなメリットがあります。未経験者を採用した場合、OJTを終了して配属されるまでに少なくとも3か月は必要ですが、「ケアチーム」がその期間をカバーしてくれるので、非常に助かります。急な退職や新規拠点の開設といった局面にも、即戦力としてすぐに稼働してもらえるのは大きな安心材料です。