複雑なレセプト業務の8割を委託し、採用コスト削減を実現

武田看護教育研究所様

• サービス：訪問看護

• 利用者数：約60名

導入前の課題

・ダブルチェック機能がなく、請求ミスに気づきにくかった

・事業連携による強みがある一方で、算定が複雑

・特別指示書や返戻など、特殊事項への対応が困難だった

導入後の効果

・指示書・医療券・介護券の管理を委託し、業務効率が向上

・採用や育成が不要となり、人件費を削減できた

・請求ミスの減少により、事業運営が安定

おすすめのポイント

・特殊な算定について随時相談できる安心体制

・迅速かつ真摯に対応する担当スタッフの質の高さ

・単なる代行ではなく、熱量の高いパートナーとして伴走してもらえる

武田看護教育研究所さん

同社では、訪問看護ステーションに加え、共同生活援助や居宅介護支援事業所も展開しています。業務提携する有料老人ホームと連携し、医療から生活支援まで一気通貫で提供できることが強みです。

事業開始から4年間、事務員がなかなか定着せず苦労していたことから、「採用以外の選択肢」としてレセプト代行サービスの導入を決定し、業務効率化や事業の安定化を実現しました。

今回は、外部委託の意思決定に関わり、ケアチームとの日々のやり取りをしている賀門様に、導入背景や効果についてお話を伺いました。

リーズナブルな価格と信頼性で、採用課題を解決

質問1：「ケアチーム」導入の背景を教えてください。

私は総務全般を担当しておりますが、請求業務は利益に直結する重要な業務であるため、これまでは専任の医療事務員1名を採用して対応してきました。しかし、経営陣を含め医療事務の経験者がいないため、社内にダブルチェック機能がなく、属人化や請求ミスのリスクが課題となっていました。

当社では複数の事業を連携し、医療から生活支援まで一気通貫でサービスを提供しています。その一方で、その体制ゆえに同一建物減算など報酬計算はより複雑になります。事業拡大を見据える中、専門性の高い請求業務を1名で行うことに限界を感じていました。

とくに医療事務員は採用が難しいことに加え、定着しづらいという問題もありました。こうした課題を解決するため、「採用以外の選択肢」として外部委託を検討することにしました。

業務フローの可視化とダブルチェック体制で請求精度を向上

質問2：導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

ケアチームを選んだ理由の1つは、リーズナブルな価格でありながら、複雑な算定にも数多く対応してきた実績があり、委託範囲も明確で信頼できると感じたことです。他社サービスとも比較しましたが、最終的には長屋社長との面談で感じられた「一緒に働きたいと思える人かどうか」の直感を大切にし、導入を決断しました。

導入後は、指示書や自立支援、医療券・介護券などの期限管理が可視化され、業務効率が大きく向上しました。

また、LINE WORKS等を用いて情報共有が進み、確認事項リストを共有して相互チェックも可能になりました。これにより、これまで社内で機能していなかったダブルチェックの体制が整い、請求ミスや返戻対応の不安が軽減されました。

同じ熱量で真剣に伴走してくれる担当スタッフに感謝

質問3：請求業務の効率化以外のメリットはありましたか。

医療事務員を新たに採用せずに済んだことで、採用・育成コストを削減できただけでなく、属人化の解消により心理的負担も軽減しました。特殊な算定や返戻について「いつでも質問できる体制」があることは、内部1名体制では得られなかった安心感につながっています。

ケアチームの最大のメリットは「人」の部分です。窓口を担当されている方の真摯で熱意ある姿勢は非常に心強く、請求期間中は週末も報告が届くほど責任感を持って対応してくださいます。今では単なる外注先ではなく、私たちと同じ熱量で事業を支えてくれるパートナーだと感じています。

「人」によるレセプト代行に加え、周辺業務のさらなる効率化に期待

質問4：今後の予定についてもお聞かせください。

現在、レセプト業務の約7〜8割を委託することで、業務負担は大きく軽減されました。その結果、事業拡大により一層注力できる体制が整いました。将来的には、現在経営側で担っている共同生活援助の請求業務についても、外部化を検討していきたいと考えています。

一方で、指示書の下準備や報告書・計画書の送付など、FAXや手渡し対応が必要なアナログ業務は依然として残っています。こうした周辺業務は自社で担っていますが、今後はこうした領域も含め、さらなる効率化が進むことをケアチームに期待しています。

外部パートナーとしてケアチームと連携しながら、こうした業務改善を積み重ね、持続可能で安定した経営体制の構築を目指していきます。

ケアチームが受託している作業内容

• 指示書入力（アルバム登録）

• 保険証類入力（アルバム登録）

• 保険証類の期限管理（医療券・介護券含む）、リスト作成

• 指示書の期限管理、リスト作成

• 同一建物減算該当者リスト作成

• 介護実績のFAX対応

• 実績確認／実績確定

• 返戻対応、再請求対応

• レセプト作成