属人化をなくし、返戻を見える化。現場がサービスに集中できる体制へ

INCメディカルサービス株式会社様

• サービス：訪問看護

• 利用者数：約10名（導入当時）

導入前の課題

・レセプトを一任していた管理者が休職

・レセプトの知識があるスタッフがおらず、ダブルチェックができなかった

・返戻の実態が把握できず、過去の対応も困難だった

・介護ソフトを使いこなせるスタッフがいなかった

導入後の効果

・業務停滞を回避し、スムーズにオンライン請求へ移行できた

・ダブルチェック体制を構築し、正確な請求業務を遂行できるようになった

・過去に発生した返戻状況を見える化

・介護ソフトの操作についても迅速なサポートが受けられる

・全ての利用者の返戻回収の見通しが立てられるようになった

おすすめのポイント

・電話・チャットで迅速なサポートが受けられるため安心

・返戻状況の見える化やオンライン請求への切り替えなど、効率化支援も可能

・特殊な算定についても、具体的な助言を受けられる

INCメディカルサービスさん

同社は、医療・介護保険および自費サービスによる訪問看護を中心に、入浴介助や理学療法士・作業療法士による訪問リハビリなど、多職種が連携した居宅介護事業を提供しています。

請求業務を一任していた管理者の休職をきっかけに、請求業務の安定化と負担軽減を目的として「ケアチーム」を導入。属人化していた体制の見直しに加え、過去の返戻内容の精査やレセプト処理の精度向上が図られ、正確で安定した請求体制の確立につながりました。

今回は、現在レセプト業務を担当されている事務長の相澤様にお話を伺いました。

管理者の休職で、請求体制の安定化が急務に

質問1：「ケアチーム」導入の背景を教えてください。

当ステーションでは、請求業務を1人の管理者が担当していました。しかし、その管理者が休職することになり、請求体制の維持と安定化が急務となりました。

これまで、管理業務と並行しながらレセプト業務を行っていたため、十分な確認時間を確保できず、返戻が発生することもありました。また、対応できる職員が他にいなかったことから、ダブルチェックができない状況でもありました。そのため、返戻や請求の取り下げを防ぐ体制づくりが課題だと感じていました。

こうした状況を受け、代表が体制強化を目的に外部連携を検討し、インターネットでケアチームを知ったことが導入のきっかけです。オンラインで説明を受け、内容の分かりやすさとコスト面でも納得できたことから、導入を決めました。

請求業務を分業化し、オンライン請求へ移行

質問2：導入のポイント、導入後どのようなことが改善されましたか。

利用開始は約半年前です。これまで紙媒体中心だった請求をオンライン請求に切り替えたことで、請求フローの整理が進み、業務効率が向上しました。まだオンライン請求は2回ほどですが、レセプト業務の負担軽減を実感しています。

導入当初は過去分の返戻対応が残っていましたが、ケアチームが全利用者の返戻状況を整理・共有してくれたことで、現状が明確になりました。過去の紙請求の取り下げは複雑で時間を要しますが、年内には落ち着く見通しです。

現在は、ケアチームと連携しながら私が事務的なことを担当し、現場のスタッフはサービスに集中できる分業体制が確立したことで、運営の安定と事務負担の軽減につながっています。

介護ソフトの操作や算定ルールなど、“分からない”ことを質問できる

質問3：請求業務の効率化以外のメリットはありましたか。

大きなメリットはレスポンスの速さです。チャットや電話での質問に迅速に対応してもらえるため、作業を止める時間が最小限で済みます。特に介護ソフトの操作方法で困った際に、ソフト会社に問い合わせても当日中に回答を得られないことが多いのですが、ケアチームに質問すればすぐに解決できるので助かります。

また、夜間オンコールや緊急加算など、訪問介護の特殊なケースについても、専門的な立場から具体的な助言をもらえる点が心強いです。単なるレセプト代行にとどまらず、管理者視点での助言やサポートまで受けられるのも大きなメリットだと感じています。

訪問看護利用者の拡大と体制強化へ

質問4：今後の予定についてもお聞かせください。

現在は、看護師が介護部門と兼務していますが、今後は訪問看護の利用者を増やし、看護部門単独でも安定運営できる体制を目指しています。利用者数は毎月増加傾向にあり、請求体制が安定したことで経営面の見通しも立てやすくなりました。

訪問看護ステーションの利用者拡大を目標に、ケアチームとの連携をさらに深めながら、地域に必要とされる訪問看護ステーションへ成長していきたいと考えています。

ケアチームが受託している作業内容

・サービスコード、各種加算の入力

・保険証書類、公費、上限金額の入力およびチェック

・指示書入力およびチェック

・介護・医療明細書の作成およびチェック

・返戻・過誤対応