なぜ、多くの訪問看護ステーションが「採用」ではなくレセプト代行サービスを選ぶのか？

「人手が足りない…」「レセプトが難しい…」

といった声にお応えするために、ケアチームは2019年のサービス提供開始以来、訪問看護に特化したリモート型レセプト代行サービスを提供しています。

現在では、大手を含む累計70社以上の介護事業所様にご利用いただいており、日々のレセプト作業に追われる現場のご担当者様からは、柔軟かつ丁寧な対応力に高い評価をいただいています。

本記事では、

• 「レセプト代行サービスは、どのような基準で選ぶべきか？」

• 「事務員を採用する場合と比べて、コストやリスクの面でどちらが有利か？」

といった疑問を抱える訪問看護ステーションの管理者・責任者様のために、継続率90％以上を誇る「ケアチーム」の魅力を具体的にご紹介します。

ケアチームでは、訪問看護のレセプト代行サービスを提供しています。お気軽にご相談ください。 ⇒ケアチームのサービス紹介資料を見る（無料）

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【理由1】外注で採用コスト削減！プロからのアドバイスや支援が得られる

多くの訪問看護事業所では、毎月発生するレセプト処理に膨大な時間と人手がかかっています。訪問看護ステーションでは、看護師や一般事務員などが最小限の人数で他の業務と兼任しながら毎月のレセプト業務を行っているケースが多いのが実情です。

そのため、レセプト業務の外注を活用することで、本来行うべき業務に集中できるように環境を整える『持続可能な体制構築』の一環として、近年、代行サービスを利用する事業所様が増えています。

①レセプト業務を外注する主な理由

「レセプトの知識不足による未回収金の増大」
「請求業務の負担が大きく、本来行うべき業務に集中できていない」
「残業が常態化しており、人材が定着しない」
「新たに事務員を採用しても育成ができない」

「ケアチーム」は、新たに事務員を採用するよりも低コストで、こうした課題を一気に解決します。採用や育成にかかるコストや時間を省け、必要なときに訪問看護のレセプトに精通する専門チームへ安心してご利用いただけるのが「ケアチーム」です。

現場スタッフ兼業（マルチタスク）を無くすことで本来業務に集中でき、生産性を大きく改善することが可能です。

②『紙』にも対応可能！代行業務の例

• 予定入力

• 指示書入力

• 各保険情報入力

• 実績入力、確認

• ケアマネージャーへ実績FAX

• 加算情報をもとづく介護給付費明細書、療養費明細書作成（介護と医療両方のレセプトに精通）

• 返戻・過誤への対応

• 紙の集計や利用料請求書・領収書発行郵送業務

• 債権管理（口座振替・入金消込）業務

③ケアマネFAXも外部対応もお任せ

ケアチームでは、面倒なケアマネジャーへの実績票FAXや市町村との窓口対応など、これまで外注することが難しかったイレギュラーな業務にも柔軟に対応します。

事業所様の負担軽減はもちろん、生産性向上や業務効率化といった経営課題の解決にもつながっています。

【理由2】レセプトが大変！なぜ、採用では問題が解決しないのか

訪問看護のレセプト業務は、介護保険と医療保険の両方が関わるため、非常に複雑です。

さらに利用者の状況に応じて適用区分の判断が必要になるうえ、請求期間は翌月10日までと厳しく定められているため、正確さとスピードの両立が求められる専門性の高い業務です。

しかし日本の労働人口が減少する中、介護業界では専門人材の採用と定着がますます難しくなっています。また、ベテランの職員が在籍していても請求業務は属人化しやすく、その方が休職・退職した際に業務が止まるリスクも避けられません。

①採用しても辞める・負担が減らない理由

「訪看のレセプトは複雑、煩雑な作業も多くキツイ」
「専門性が高く、属人化（＝ブラックボックス化）しやすい」
「新たに事務員を採用しても、誰も育成できない」
「経験豊富なベテラン社員も、退職されるリスクがある」

訪問看護におけるレセプト業務は、単なる事務作業ではなく高い専門性と継続的な制度理解が求められます。

②解決策は「仕組み化」

こうしたリスクを回避するには、「仕組み化」が不可欠です。
「ケアチーム」のレセプト代行サービスは、訪問看護の制度や加算の仕組みを熟知している経験豊富なスタッフによる専門チームがレセプト業務を代行。担当者しか実態を把握できていない属人化を防ぎ、請求業務の仕組み化と効率化を同時に実現します。

管理者・経営者様ご自身がレセプトの知識に不安がある場合や、事業所内に十分なレセプトの知識を持つ職員がいない場合でも、請求業務の一部、またはすべてをニーズに応じて外注していただけます。

【理由3】返戻ゼロの実績！診療・介護報酬の未回収を防ぎ、事業安定性を向上

レセプトの精度が低い状態を放置すると、診療報酬や介護報酬の一部が支払われない「請求漏れ」や「返戻」が多発し、売掛金の未回収リスクが高まります。診療報酬・介護報酬の未回収金は、性質は民間企業同士の「売掛金」と同じ意味合いです。

実際に返戻になった請求についても、少額であることや「手続きが面倒」といった理由で放置してしまい、返戻未回収金額が累積してしまっている事業所も少なくありません。

しかし、未回収金が多発する状態では、事業所の収益性に大きく影響し、経営の継続性を脅かす深刻な問題となりかねません。

こうした人手不足や業務過多で滞りがちな返戻処理も、「ケアチーム」なら適切な返戻管理で短期間での回収が可能です。返戻ゼロの実績をもつ私たちが、事業所の安定的な収益確保と事業継続を力強くサポートいたします。

①ダブルチェックでリスクを最小化

特に訪問看護のレセプトは複雑な処理が発生するため、作業ミスを防ぐにはダブルチェック体制が不可欠です。

「自社での運用を維持したい」という事業者様には、診療報酬・介護報酬制度を熟知する「ケアチーム」がレセプトや算定等の確認業務のみを行い、ダブルチェック体制を構築することも可能です。

②属人化しやすい業務をチームで対応

請求業務は、特定の担当者に依存しやすく属人化しがちです。担当者が休職・退職した際には業務が止まるリスクもあります。「ケアチーム」では、こうしたリスクを回避するために、複数名によるチーム体制で業務を分担し、業務の標準化と継続性を確保します。

さらに、請求業務の仕組み化と効率化を進めることで、事業所全体の安定性向上にもつながります。

【理由4】介護ソフト25種類に対応！簡単に導入でき、ナレッジや体制強化が進む

「ケアチーム」は、あらゆる介護サービスや介護ソフトに対応できる点でも、多くの事業所様に評価をいただいております。現在ご利用中の介護ソフトをそのまま継続していただけるため業務の切り出しにかかる負担が少なく、スムーズな導入が可能です。

事業所様の状況や課題を解決する、経験豊富なスタッフによる専門チームを最短1週間で編成し、迅速な業務代行を開始します。

①オンラインだから迅速、スムーズ！

• 最短1週間で、専門のオンラインチームを編成可能

• 介護保険と医療保険の両方を含む、全介護サービスのレセプトに対応可能

• 介護ソフトの乗り換え不要で、早ければ当月分からレセプト業務の開始が可能

• 事務員の退職など、急な欠員にも即座対応

また、将来的に請求業務の一部、もしくはすべてを内製化することを目指す場合も、導入時と同様に、スムーズな切り替えが可能です。

②お客様の事例：社内ナレッジや体制強化にも

事例：スターホーム様

事例：ケアサポートMANA様

事例：ピュア健康倶楽部様

事例：アスカ訪問看護ステーション様

事例：定着採用様

【理由5】事業運営を支援！複雑な加算や制度のほか、運営に関わる相談も可能

高齢者人口がピークを迎える2040年に向け、訪問看護や在宅介護サービスの需要はますます拡大しています。
一方で、制度改定が頻繁に行われる中、制度や加算の判断だけでなく、運営や体制づくりに関するご相談も年々増加しています。

私たちは、「人手不足で深刻な介護業界の生産性を改善したい」という想いのもと、介護現場の複雑なレセプト課題に対応すべくレセプト代行サービスを開始しました。単なる事務代行にとどまらず、運営実務に精通した業界経験者が、事業所様の運営を力強くサポートします。

①頼りになる業界経験者が伴走（スタッフ経歴の例）

• 元施設長

• 元センター長

• 元ケアマネジャー

• 元国保連スタッフ（介護報酬請求業務経験あり）

• 10年以上事務系BPO（業務外注）経験者

• 5年以上訪問看護医療レセプト経験者

②事業サポートの種類

• 運営指導サポート

• 介護サービス情報公表対応

• 新規事業所指定申請書類作成

• AI活用

• DX支援

専門スタッフが事業所様の“外部チーム”として伴走し、業務効率化に加え、新規事業の開設から利用者増加に対応した体制強化まで、幅広いニーズにお応えします。

【最後に】だから大変！訪問看護のレセプト請求が難しい理由と例

訪問看護におけるレセプト（請求業務）は、単なる事務処理ではなく、多くの診療・介護報酬に関する制度や加算に関わる深い知識と作業スピードが求められます。

ここでは、レセプトの難しさのポイントをまとめました。

① 介護保険と医療保険が絡む

利用者の状態に応じて、どちらの保険で請求するか（適用区分）の判断が必要です。判断を誤ると、請求が差し戻される「返戻（へんれい）」のリスクがあります。

例：

• 末期がんや難病の方 → 医療保険

• 要介護認定を受けた高齢者 → 介護保険

といったように、個別の状況に応じた判断が欠かせません。

② 加算要件が複雑かつ頻繁に変わる

訪問看護では多くの加算が存在し、それぞれに算定条件があります。制度改定も多いため、常に最新の情報を把握する必要があります。

例：

• 特別管理加算

• ターミナルケア加算

• 初回加算　など多数

理解が不十分だと、加算漏れや過剰請求につながるおそれがあります。

③ 提供記録と請求内容の整合性が重視される

実際の訪問日時・時間・サービス内容が、レセプトの記載と一致していないと、不備として処理される可能性があります。

介護記録ソフトと請求データとの照合作業は必須です。

④ 市町村ごとの運用差がある

特に介護保険の審査は市町村単位で行われており、同じ内容でも解釈や運用ルールが異なることがあります。

例：

• ある市では問題なく認められる加算が、別の市では「根拠書類が必要」と判断されるケースも。

全国に拠点を持つ事業所では、地域ごとのルールに対応する体制が求められます。

⑤ 医師との連携と「訪問看護指示書」の管理が必要

訪問看護を行うには、医師からの「訪問看護指示書」が必須です。
指示書の取得・管理、有効期限の確認、更新忘れの防止など、日々の運用においても注意が必要です。

⑥ 月またぎ、土日対応、時間帯ごとの単価設定

訪問の時間帯や曜日によって、算定単価が異なります（夜間・深夜・休日など）。また、1回の訪問が月をまたぐ場合も、記録と請求の整合性を取る必要があります。

特に注意が必要なケースの一例

たとえば、以下のようなケースでは誤請求のリスクが高まります。

例：

「退院直後に医療保険で訪問を開始 → 1か月後に要介護認定 → 翌月から介護保険へ切り替え」

このような場合、切り替え時期を正確に把握し、適切な保険で請求しなければなりません。

今なら、「ケアチーム」初期費用が50％OFFになるキャンペーン実施中！

「レセプトの精度を高めたい」
「制度改定についていけない」
「事務作業の負担を減らしたい」

このような課題をお持ちの方は、レセプト代行サービス「ケアチーム」にぜひご相談ください。オンラインで、事業所様の現状や課題を丁寧にヒアリングし、最適なサポートプランをご提案させていただきます。

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